Handbuch

Die Anmeldung ist der Einstieg für Teilnehmer. Sie erfolgt über einen nicht erratbaren Link, den der Organisator verteilt — eine separate Registrierung gibt es nicht. Beim Absenden entsteht automatisch ein Nutzerkonto; der Loginname besteht aus den ersten drei Buchstaben von Nach- und Vorname, das Passwort legt die Person beim ersten Login über einen Mail-Link selbst fest.

Welche Felder abgefragt werden, bestimmt der Organisator im Formular-Baukasten: Text, Ja/Nein, Auswahl, Datum — jeweils optional als Pflichtfeld, öffentlich sichtbar, hervorgehoben oder abhängig von einer anderen Antwort (z. B. „Fluglehrer" nur zeigen, wenn „Lizenzinhaber = Ja"). Mehrere An-/Abreise-Zeiträume decken Personen ab, die zwischendurch das Lager verlassen. Eine Dublettenprüfung warnt bei ähnlichen Namen und blockt doppelte E-Mail/Telefon-Einträge.

Das Ressourcen-Modul ist generisch und lässt sich frei benennen — „Flugzeuge", „Boote", „Fahrzeuge". Teilnehmer melden eigene oder Vereins-Ressourcen mit Typ, Kennzeichen und gewünschtem Stellplatz an. Der Stellplatz ist zunächst eine Anfrage; der Organisator bestätigt oder lehnt sie ab (mit Kommentar) und der Anmelder wird benachrichtigt. Ressourcen können auch später über die Seite nachgemeldet werden. Ob eine Ressource privat getragen oder auf den Verein umgelegt wird, steuert die Kasse automatisch.

Der Organisator legt je Tag Menüs mit Preisen an und kann den Speiseplan als PDF/Bild hochladen. Teilnehmer wählen pro Tag genau ein Menü — bis zur eingestellten Frist (Standard 9 Uhr), danach ist der Tag gesperrt. Mehrere Tage lassen sich in einem Schritt wählen. Für den Besteller entsteht eine Zählliste („heute 28× Menü A, 3× vegetarisch"), die die Meldung an den Caterer vereinfacht. Tage mit Selbstverpflegung (z. B. Wochenende) werden markiert und aus der Zählung genommen.

Dienste wie Küche und Reinigung verteilt die App automatisch und fair: nur anwesende, nicht befreite Personen, sortiert nach bisheriger Dienstanzahl relativ zur Anwesenheit, 2–3 Personen pro Tag. Der Organisator kann einzelne Personen befreien. Qualifizierte Dienste (Windenfahrer, Betriebsleiter) werden gezielt aus den dafür qualifizierten Teilnehmern besetzt.

Teilnehmer sehen ihren Dienstplan und können einen Diensttausch anbieten, der vom Tauschpartner bestätigt wird — der Organisator wird nur informiert. Ein Änderungsantrag geht dagegen an den Organisator zur Entscheidung. Jede Änderung erscheint sofort im Dienstplan.

Die Kasse rechnet die Kosten jeder Person laufend aus den erfassten Daten — Anwesenheitstage × Tagessatz, Übernachtung (Nacht-/Wochenpreis, günstigste Kombination), Ressourcen-Gebühren (privat vs. Verein), Strom, Essen und kassenrelevante Ausflüge. Für jeden dieser Preise lassen sich Altersstaffeln hinterlegen (z. B. „unter 14 frei, 14–17 halber Preis"). Der Kassenwart sieht Salden je Teilnehmer, erfasst Zahlungen und Gutschriften und verschickt eine transparente Kostenaufstellung per E-Mail.

Das Einkauf-Antragsverfahren: Teilnehmer (mit Recht oder wenn freigegeben) beantragen Einkäufe inkl. Kassenbon. Der Kassenwart führt sie durch einen Statuslauf (offen → in Prüfung → genehmigt / abgelehnt / Prüfung erforderlich). Bei der Genehmigung wählt der Kassenwart einen von zwei Töpfen: Tagessatz/Verpflegung (der Betrag wird auf alle umgelegt) oder Getränkekasse (ohne Umlage, Konsum zahlt per Strichliste). In beiden Fällen bekommt der Einkäufer seine Auslage als Guthaben aufs Konto zurück; ein privater Eigenbedarf-Anteil lässt sich herausrechnen.

Der Organisator legt Termine (Briefings, Besprechungen, Essen) und Ausflüge an — letztere wahlweise als fest geplant oder als bei Schlechtwetter mögliche Alternative. Wo freigegeben, melden sich Teilnehmer an oder bekunden Interesse; jeder sieht, wer dabei ist. Ausflüge werden standardmäßig direkt von den Teilnehmern getragen, lassen sich per Schalter aber über die Lagerkasse abrechnen. Termine gibt es als Listen- und Kalenderansicht, und über einen iCal-Link landen sie im Handy-Kalender.

Das Orga-Team verschickt Rundnachrichten an alle oder persönliche Nachrichten an Einzelne; der Lesestatus ist sichtbar. Entscheidungen (Stellplatz bestätigt, Diensttausch, Einkauf genehmigt) lösen automatische Systemnachrichten aus. Der Organisator legt zentral fest, worüber benachrichtigt wird und ob zusätzlich per E-Mail — und jeder Nutzer kann für sich einstellen, welche E-Mails er erhalten möchte.

Ist ein Platzlimit gesetzt, kommen Anmeldungen ab dem Limit automatisch auf die Warteliste — die Angaben bleiben vollständig gespeichert. Der Organisator sieht in der Teilnehmerliste jederzeit die Aufteilung in fest angemeldet, Warteliste und abgemeldet und lässt bei freien Plätzen per Klick nachrücken; die betroffene Person wird benachrichtigt. Ohne Limit (0) bleibt alles unbegrenzt.

Wiederkehrende Lager müssen nicht jedes Jahr neu eingerichtet werden. „Aus Vorjahr übernehmen" klont die komplette Konfiguration einer bestehenden Veranstaltung — Module, Auswahllisten mit Preisen und Altersstaffeln, Dienstarten, Formularfelder, Rollen & Rechte, Einwilligungen und Einstellungen. Bewusst ohne Teilnehmer, Anmeldungen und Kasse, damit das neue Lager sauber startet. Danach nur noch Termine und Daten prüfen.

Das Rechtesystem folgt dem Need-to-know-Prinzip: Der Organisator hat alle Rechte, der Kassenwart die Kassenverwaltung, der Auditor ausschließlich Leserecht aufs Protokoll, der Nutzer keine Verwaltungsrechte. Eigene Rollen (z. B. „Küchenleitung", „Materialwart") legt der Organisator mit einzeln einstellbaren Rechten an.

Das Audit-Log protokolliert jede schreibende Aktion zentral — wer, wann, was, von welcher Adresse, mit welchem Ergebnis — auch abgewiesene Versuche. Passwörter und Token werden nie gespeichert. Das Protokoll ist unveränderbar und per CSV exportierbar. Ausgewählte Seiten (Anmeldeliste, Speiseplan, Dienstplan, Termine) lassen sich über einen Link ohne Login teilen, optional mit einem einfachen gemeinsamen Passwort.

Die Anwesenheitsübersicht zeigt pro Tag, wie viele Personen da sind, aufgeschlüsselt nach Übernachtungsart — als Balkengrafik und als Tagesliste. Das „Was ist zu tun"-Board auf der Startseite berechnet bei jedem Aufruf die offenen Aufgaben des Orga-Teams (Einkauf-Anträge, Unterkunfts- und Stellplatz-Anfragen, freie Wartelistenplätze, offene U18-Dokumente) — so ersetzt es zeitgesteuerte Erinnerungen.

Für den Datenschutz kann jeder Teilnehmer seine eigenen Daten als Datei herunterladen (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO) und erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die gesamte App ist auf Handy und Tablet ausgelegt; Listen sind überall druckbar.